INSTITUCIONAL

Vamos falar sobre métricas Kanban?

Com espírito de startup e mais de 30 anos de história, oferecemos ao mercado plataformas completas e flexíveis para o mercado financeiro e de pagamentos, gestão de riscos e o setor varejista.


" If you can't measure it, you can't improve it". (William Thomson, Lord Kelvin) Por RICARDO AUGUSTO SHIKOTA

Provavelmente você já tenha lido ou ouvido a frase acima, de Lord Kelvin - aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar. Por essa razão, este post traz algumas métricas como: Lead Time, Throughput, CFD e Flow Efficiency que podem ser utilizadas para o desenvolvimento de software com o método Kanban e que possibilitará a visualização do quão saudável está o andamento das tarefas e dos times, focando na melhoria contínua. E se você nesse momento está pensando que terá que construir todas essas métricas do zero, fique tranquilo, deixamos no final do post um link para extração automática dessas métricas.

Lead Time

Lead Time ou métrica do Tempo de Espera é o tempo total que o cliente aguarda para a entrega da tarefa.

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Com base nos dados de Lead Time podemos identificar se o tempo realizado das tarefas está compatível com suas projeções e em caso negativo, elaborar planos de ação. É uma ótima métrica de desempenho do time e identificação dos possíveis problemas de insatisfação do cliente.

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O gráfico de Lead Time Histogram nos auxilia na obtenção de previsibilidade mais assertiva no tempo de resolução de novas tarefas. No eixo vertical temos a quantidade de tarefas e no eixo horizontal a faixa de Lead Time. No gráfico exemplificado acima, a leitura é a seguinte:

Temos um total de 7 tarefas e considerando o Lead Time das 5 primeiras, podemos chegar na estimativa de 71,43% de chance de acerto que uma nova tarefa seja concluída em 4 ou 5 dias e, com 95% de chance de acerto para conclusão em 5 ou 6 dias.Quanto maior for o nosso histórico de tarefas entregues, maiores serão as chances de acerto em nossas previsibilidades.

Throughput

Taxa de transferência (Throughput) é uma métrica que demonstra a quantidade de tarefas entregues em um determinado período de tempo (semana, mês). Com essa métrica, podemos mensurar a quantidade de trabalho que poderá ser entregue pelo time. O gráfico abaixo ilustra um exemplo de interpretação dessa métrica.

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Em um backlog com o total de 4 tarefas, podemos realizar duas leituras, uma pessimista e uma otimista. No cenário pessimista (semana 17), podemos estimar através do gráfico que levaríamos 2 semanas para as 4 tarefas ficarem prontas. Já no cenário otimista (semana 18), nossa estimativa seria de 1 semana para as 4 tarefas estarem prontas. Conforme tivermos mais históricos de semanas, maiores serão nossos acertos nas previsibilidades.

CFD

CFD (Cumulative Flow Diagram) é uma métrica para visualizar o fluxo através dos status das tarefas (em desenvolvimento, em testes etc.), ou seja, o CFD demonstra o quanto de trabalho foi realizado, está em andamento, a fazer, feito, concluído, bem como os possíveis problemas que possam estar ocorrendo no time (gargalos ou impedimentos). A imagem abaixo ilustra um exemplo.

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A leitura do gráfico CFD é feita da seguinte forma: no eixo vertical temos a quantidade de tarefas e no eixo horizontal, a linha do tempo (dias, semanas ou a unidade de tempo de sua preferência). As linhas representam a quantidade de tarefas acumuladas em seu determinado status na linha do tempo. Em um fluxo saudável, as linhas do CFD inclinam-se suavemente, sem quebras, saltos ou períodos planos.

Flow Efficiency

Eficiência do Fluxo (Flow Efficiency) é uma métrica que auxilia na redução do tempo não produtivo no fluxo de uma tarefa. Quando olhamos para os dados do Lead Time, geralmente os esforços são relacionados em como melhorar o trabalho ativo para a entrega da tarefa, porém dependendo do contexto, o possível problema pode estar no tempo em que essa atividade está parada ou no aguardo de algum recurso, aprovação, dependência ou mudança de prioridade. A eficiência do fluxo é calculada com a seguinte fórmula:

EF (%) = (Tempo de Trabalho / (Tempo de Trabalho + Tempo de Espera)) * 100.

Onde:

  • Tempo de trabalho = tempo da tarefa nas colunas produtivas, exemplo: em desenvolvimento, em teste, ou seja, todas as colunas que estão com pessoas com a “mão na massa”.

  • Tempo de espera = tempo da tarefa nas colunas não produtivas, exemplo: backlog, aguardando teste, ou seja, todas as colunas que estão aguardando alguma ação para que possa seguir seu fluxo.

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Conclusão

Falamos acima de modo superficial sobre algumas métricas do método Kanban que são fundamentais para dar os primeiros passos na promoção de ações de melhoria. As métricas de Lead Time e Throughput nos auxiliam nas previsibilidades de nossas entregas (delivery). Já as métricas de CFD e Flow Efficiency, auxiliam na elaboração de melhorias no nosso fluxo (flow). E você, ainda acha eficaz aplicar melhorias nos projetos sem embasamento numérico?

Eu acredito que métricas são a base para a tomada de decisão para promover melhorias e como nosso objetivo é otimizar os processos de trabalho, elaboramos uma planilha (Google Spreadsheet) para extração automática dessas métricas utilizando o board do Trello. Clique aqui para recebê-la.

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